Делегувати – що це означає?

Коли ми чуємо “делегувати це”, найчастіше це означає передачу завдань або відповідальності від керівника до членів команди або підлеглих. Це може включати передачу виконання конкретних обов’язків, ухвалення рішень або доступ до ресурсів.

Сьогодні разом із компанією FoxmindEDрозбираємось, що це таке, суть і принципи делегування та як використовувати правильно його потенціал повною мірою.

Історія делегування в управлінні сягає корінням у давні часи, коли в суспільстві виникала потреба в управлінні ресурсами та розподілі обов’язків. У стародавніх цивілізаціях, таких як Стародавній Рим, Єгипет і Китай, існували системи управління, в яких владу і відповідальність передавали від центральної влади до регіональних і місцевих управлінських структур. Ще в античні часи правителі та полководці доручали своїм підлеглим виконання різних завдань.

З розвитком феодалізму делегування обов’язків стало невід’ємною частиною системи управління. Феодали делегували своїм васалам повноваження з управління землями, збору податків і командування військами.

В епоху Відродження ідеї делегування набули розвитку в працях таких мислителів, як Нікколо Макіавеллі і Томас Мор.

У 18 столітті Адам Сміт у своїй праці “Багатство народів” підкреслив важливість делегування для підвищення ефективності праці.

У XIX і XX століттях із розвитком промисловості та появою великих корпорацій важливість делегування стала очевидною. Менеджери усвідомили, що означає делегувати, і переконалися, що ефективне управління вимагає розподілу завдань і повноважень між різними рівнями та структурними підрозділами організації. Тоді ж концепція делегування набула глибшого теоретичного підґрунтя завдяки роботам таких науковців і практиків, як Генрі Форд, Фредерік Тейлор і Пітер Друкер.

Сьогодні делегування є одним із ключових принципів ефективного управління в усіх сферах діяльності: бізнесі, державному управлінні, некомерційних організаціях тощо.

Суть делегування

Що означає делегування? Це мистецтво довіри, де керівник (той, хто делегує) передає повноваження виконавцю для виконання конкретних завдань. Розглянемо його ключові аспекти:

1. Передача повноважень

Суть делегування полягає в тому, щоб надати виконавцю необхідні повноваження для самостійного ухвалення рішень, доступу до ресурсів і автономії у виконанні завдання за умови збереження відповідальності за результат.

2. Довіра і контроль

Ефективне делегування будується на довірі до виконавця. Керівник має вірити в його здібності та компетенції, надаючи свободу дій у рамках виконання завдання. Важливо здійснювати контроль за процесом роботи, але без мікроменеджменту.

3. Зворотний зв’язок

Делегування – це взаємний процес. Керівник повинен регулярно давати виконавцю зворотний зв’язок про його роботу, включно з позитивними моментами і конструктивною критикою. Важливо бути відкритим до пропозицій і бути готовим до коригувань.

4. Відповідність компетенціям

Процес успішний тільки за умови, що виконавець володіє необхідними навичками, знаннями і досвідом для виконання завдання. Важливо, щоб він міг самостійно ухвалювати рішення і нести відповідальність за результати, а також був мотивований на виконання завдання і бачив у ньому можливість для свого розвитку.

5. Чітка постановка завдання

Для успішного делегування завдання необхідно ясно його сформулювати. Керівник має визначити цілі та очікуваний результат, встановити терміни виконання й описати критерії оцінки успіху. Також важливо надати виконавцю всю необхідну інформацію для виконання завдання.

Звідси виходять основні правила і підходи до передачі обов’язків і повноважень:

• Керівник має чітко визначити цілі та очікування від делегування завдань.
• Необхідно мати довіру до здібностей і компетенцій виконавця, щоб дати йому можливість самостійно вирішувати завдання.
• Важливо дати ясні та зрозумілі інструкції, а також забезпечити відкриту комунікацію між керівником і виконавцем.
• Керівник повинен забезпечити зворотний зв’язок і підтримку виконавцю в процесі виконання завдань.

Ефективне делегування ставить перед собою кілька цілей. По-перше, це збільшує продуктивність і ефективність роботи. По-друге, сприяє розвитку команди та особистих навичок співробітників. І нарешті, це мотивує і залучає співробітників (їм довіряють і покладають відповідальність за виконання завдання).

Види 

Делегування – це гнучкий інструмент, який може застосовуватися в різних формах і методах, адаптуючись під конкретні завдання і ситуації.

1. Делегування за завданнями – найпоширеніший вид. Це передача виконавцю конкретного завдання з певними цілями, термінами та очікуваними результатами.
2. Делегування за повноваженнями – це передача виконавцю права ухвалювати рішення в межах його компетенції, що дає йому змогу діяти самостійно без постійного узгодження з керівництвом.
3. Делегування за відповідальністю – передача відповідальності за результат роботи від однієї людини до іншої. Виконавець не тільки виконує завдання, а й несе повну відповідальність за його успішне завершення.
4. Горизонтальне делегування – передача завдань між колегами на одному рівні. Це допомагає розподілити навантаження в команді та використовувати сильні сторони кожного співробітника.
5. Демократичне делегування – це коли керівник визначає цілі, але виконавець самостійно обирає методи досягнення. Спільне обговорення плану роботи та ухвалення рішень.

Наприклад:

• Управління проєктами: керівник проєкту делегує певні завдання і відповідальність членам команди, як-от планування, виконання завдань, контроль за бюджетом і комунікація із замовником.

• Управління відділами: начальник відділу делегує своїм підлеглим обов’язки з управління персоналом, контролю якості продукції або послуг, а також розроблення стратегії розвитку відділу.

• Управління ресурсами: керівник компанії делегує повноваження фінансовому директору з управління фінансовими ресурсами, головному інженеру – з управління технічними ресурсами, а керівнику відділу продажів – з управління клієнтськими ресурсами.

• Управління інформацією: в IT-сфері керівник команди розробників може делегувати завдання з написання коду, тестування програмного забезпечення та обслуговування клієнтів різним членам команди.

FoxmindEd – це навчальний центр, що має велику різноманітність напрямків курсів для новачків та програмістів з досвідом!

Тільки починаєте свій шлях в ІТ? Спробуйте курси Start

Вже маєте базові навички програмування? Тоді
курси Junior саме для вас.

Хочете поглибити свої знання в ІТ? Ми маємо курси Middle/Senior

Переваги та плюси 

Розглянемо плюси делегування…

Для керівників:

• Звільнення часу: дає змогу керівникам звільнити час, який вони можуть витратити на стратегічно важливі завдання та ухвалення рішень;
• Розвиток команди: допомагає розвивати навички та компетенції співробітників, що сприяє зростанню і підвищенню ефективності команди;
• Збільшення мотивації: підвищує рівень відповідальності та довіри до співробітників, збільшує їхню мотивацію і залученість у роботу.

Для підлеглих:

• Розвиток професійних навичок: дає змогу співробітникам ухвалювати рішення і вчитися на помилках;
• Підвищення самооцінки: довіра з боку керівництва і можливість ухвалювати рішення сприяє зміцненню самооцінки і самоповаги;
• Збільшення мотивації: можливість самостійно виконувати завдання та ухвалювати рішення збільшує почуття приналежності до команди.

Як усе це підвищує ефективність і продуктивність команди?

• Делегування дає змогу розподілити навантаження між членами команди, що сприяє ефективнішому використанню часу та ресурсів.
• Кожен співробітник може зосередитися на своїх сильних сторонах і спеціалізуватися в певних областях, що підвищує якість виконуваних завдань.
• Кожен член команди бере на себе більший рівень відповідальності за виконання своїх завдань і досягнення загальних цілей.
• Створюється атмосфера довіри і співпраці в команді, що в кінцевому підсумку призводить до збільшення результативності та досягнення поставлених цілей.

Практичні поради

Отже, як делегувати повноваження правильно?

• Виберіть відповідне завдання: враховуйте навички та завантаженість виконавців.
• Чітко сформулюйте завдання: поясніть, що потрібно зробити, надайте інформацію і переконайтеся в розумінні.
• Делегуйте повноваження: надайте право ухвалювати рішення в межах компетенції.
• Встановіть реалістичні терміни: обговоріть і узгодьте терміни виконання.
• Забезпечте контроль і підтримку: регулярно контролюйте перебіг роботи та допомагайте за потреби.
• Дайте зворотний зв’язок: оцініть роботу виконавця, відзначте успіхи і запропонуйте поліпшення.
• Заохочуйте успіх: дякуйте за виконання завдань і мотивуйте на подальшу роботу.

Тепер ви бачите, що ефективне делегування це – ціла стратегія. А, завдяки цим простим порадам, ви зможете навчитися робити це ефективно, підвищуючи продуктивність своєї команди.

Помилки і як їх уникнути

Розглянемо типові помилки делегування та способи їх уникнути:

1. Неделегування: деякі керівники уникають передання завдань, боячись, що вони не будуть виконані так само добре, як самостійно. Це може призвести до перевантаження і демотивації.

Як виправити: довіртеся співробітникам, починаючи з простих завдань.

2. Неправильний вибір виконавців: іноді завдання доручають людям без потрібних навичок, що призводить до неякісного виконання або його відсутності.

Як виправити: ретельно підбирайте виконавців, враховуючи їхні навички та досвід.

3. Нечітка постановка завдання: якщо завдання не формулюється чітко, виконавець може неправильно його зрозуміти, що призводить до неякісного виконання.

Як виправити: поясніть завдання детально, надайте необхідну інформацію та визначте дедлайни.

4. Недостатній контроль: відсутність контролю за ходом виконання завдання може призвести до неякісних результатів.

Як виправити: регулярно перевіряйте хід роботи, надавайте підтримку виконавцю.

Погане делегування призводить до сумних наслідків: робота команди стає менш продуктивною, керівник перевантажується, співробітники розчаровуються і втрачають інтерес до роботи, а якість виконуваної роботи страждає.

Навчання та розвиток навичок 

Які є способи та методи навчання делегування для керівників усіх рівнів?

• Семінари та тренінги: що допомагає покращити навички та оволодіти найкращими практиками в цій галузі.

• Курси онлайн з управління та лідерства (включно з модулями з делегування завдань і повноважень).

• Консультації та коучинг: звернення до фахівців допомагає розвинути навички делегування через індивідуальне навчання та підтримку.

• Література: книги з управління та лідерства містять корисні поради та методи ефективного делегування для керівників.

Які при цьому можна використовувати ресурси та інструменти? Це можуть бути і спеціалізоване ПЗ для управління завданнями, і різноманітні шаблони та зразки, і навіть менторинг та обмін досвідом з колегами.

Висновок

Що таке делегуванняв сучасному світі? Це запорука успіху та ефективності. Оволодіння навичками делегування необхідне кожному керівнику для управління командою та досягнення спільних цілей. Це не лише спосіб підвищення продуктивності, а й стратегічного розвитку організації в цілому.