Делегировать — что это значит?

Когда мы слышим “делегировать это”, чаще всего это означает передачу задач или ответственности от руководителя к членам команды или подчиненным. Это может включать передачу выполнения конкретных обязанностей, принятие решений или доступ к ресурсам.

Сегодня вместе с компанией FoxmindED разбираемся, что это такое, суть и принципы делегирования и как использовать правильно его потенциал в полной мере.

История делегирования в управлении уходит корнями в древние времена, когда в обществе возникала потребность в управлении ресурсами и распределении обязанностей. В древних цивилизациях, таких как Древний Рим, Египет и Китай, существовали системы управления, в которых власть и ответственность передавались от центральных властей к региональным и местным управленческим структурам. Еще в античные времена правители и полководцы поручали своим подчиненным выполнение различных задач.

С развитием феодализма делегирование обязанностей стало неотъемлемой частью системы управления. Феодалы делегировали своим вассалам полномочия по управлению землями, сбору налогов и командованию войсками.

В эпоху Возрождения идеи делегирования получили развитие в трудах таких мыслителей, как Никколо Макиавелли и Томас Мор.

В 18 веке Адам Смит в своем труде «Богатство народов» подчеркнул важность делегирования для повышения эффективности труда.

В XIX и XX веках с развитием промышленности и появлением крупных корпораций важность делегирования стала очевидной. Менеджеры осознали, что значит делегировать и убедились, что эффективное управление требует распределения задач и полномочий между различными уровнями и структурными подразделениями организации. Тогда же концепция делегирования получила более глубокую теоретическую основу благодаря работам таких ученых и практиков, как Генри Форд, Фредерик Тейлор и Питер Друкер.

Сегодня делегирование является одним из ключевых принципов эффективного управления во всех сферах деятельности: бизнесе, государственном управлении, некоммерческих организациях и т.д.

Суть делегирования

Что означает делегирование? Это искусство доверия, где руководитель (делегирующий) передает полномочия исполнителю для выполнения конкретных задач. Рассмотрим его ключевые аспекты:

1. Передача полномочий

Суть делегирования состоит в том, чтобы предоставить исполнителю необходимые полномочия для самостоятельного принятия решений, доступа к ресурсам и автономии в выполнении задачи при сохранении ответственности за результат.

2. Доверие и контроль

Эффективное делегирование строится на доверии к исполнителю. Руководитель должен верить в его способности и компетенции, предоставляя свободу действий в рамках выполнения задачи. Важно осуществлять контроль за процессом работы, но без микроменеджмента.

3. Обратная связь

Делегирование — это взаимный процесс. Руководитель должен регулярно давать исполнителю обратную связь о его работе, включая как положительные моменты, так и конструктивную критику. Важно быть открытым к предложениям и быть готовым к корректировкам.

4. Соответствие компетенциям

Процесс успешен только при условии, что исполнитель обладает необходимыми навыками, знаниями и опытом для выполнения задачи. Важно, чтобы он мог самостоятельно принимать решения и нести ответственность за результаты, а также был мотивирован на выполнение задачи и видел в ней возможность для своего развития.

5. Четкая постановка задачи

Для успешного делегирования задачи необходимо ясно ее сформулировать. Руководитель должен определить цели и ожидаемый результат, установить сроки выполнения и описать критерии оценки успеха. Также важно предоставить исполнителю всю необходимую информацию для выполнения задачи.

Отсюда выходят основные правила и подходы к передаче обязанностей и полномочий:

• Руководитель должен четко определить цели и ожидания от делегирования задач.
• Необходимо иметь доверие к способностям и компетенциям исполнителя, чтобы дать ему возможность самостоятельно решать задачи.
• Важно дать ясные и понятные инструкции, а также обеспечить открытую коммуникацию между руководителем и исполнителем.
• Руководитель должен обеспечить обратную связь и поддержку исполнителю в процессе выполнения задач.

Эффективное делегирование ставит перед собой несколько целей. Во-первых, это увеличивает производительность и эффективность работы. Во-вторых, способствует развитию команды и личных навыков сотрудников. И наконец, это мотивирует и вовлекает сотрудников (им доверяют и возлагают ответственность за выполнение задачи).

Виды 

Делегирование – это гибкий инструмент, который может применяться в различных формах и методах, адаптируясь под конкретные задачи и ситуации.

1. Делегирование по задачам — самый распространенный вид. Это передача исполнителю конкретной задачи с определенными целями, сроками и ожидаемыми результатами.

2. Делегирование по полномочиям — это передача исполнителю права принимать решения в пределах его компетенции, что позволяет ему действовать самостоятельно без постоянного согласования с руководством.

3. Делегирование по ответственности — передача ответственности за результат работы от одного человека к другому. Исполнитель не только выполняет задачу, но и несет полную ответственность за ее успешное завершение.

4. Горизонтальное делегирование — передача задач между коллегами на одном уровне. Это помогает распределить нагрузку в команде и использовать сильные стороны каждого сотрудника.

5. Демократическое делегирование — это когда руководитель определяет цели, но исполнитель самостоятельно выбирает методы достижения. Совместное обсуждение плана работы и принятие решений.

Например:

• Управление проектами: руководитель проекта делегирует определенные задачи и ответственность членам команды, такие как планирование, выполнение задач, контроль за бюджетом и коммуникация с заказчиком.

• Управление отделами: начальник отдела делегирует своим подчиненным обязанности по управлению персоналом, контролю качества продукции или услуг, а также разработке стратегии развития отдела.

• Управление ресурсами: руководитель компании делегирует полномочия финансовому директору по управлению финансовыми ресурсами, главному инженеру — по управлению техническими ресурсами, а руководителю отдела продаж — по управлению клиентскими ресурсами.

• Управление информацией: в IT-сфере руководитель команды разработчиков может делегировать задачи по написанию кода, тестированию программного обеспечения и обслуживанию клиентов различным членам команды.

FoxmindEd — это учебный центр с большим выбором направлений курсов для новичков и программистов с опытом!

Начинаете свой путь в IТ? Попробуйте курсы Start

Имеете базовые навыки программирования? Тогда вам на курсы Junior

Хотите углубить свои знания в IТ? У нас есть курсы Middle/Senior

Преимущества и плюсы 

Рассмотрим плюсы делегирования…

Для руководителей:

• освобождение времени: позволяет руководителям освободить время, которое они могут потратить на стратегически важные задачи и принятие решений;
• развитие команды: помогает развивать навыки и компетенции сотрудников, что способствует росту и повышению эффективности команды;
• увеличение мотивации: повышает уровень ответственности и доверия к сотрудникам, увеличивает их мотивацию и вовлеченность в работу.

Для подчиненных:

• развитие профессиональных навыков: позволяет сотрудникам принимать решения и учиться на ошибках;
• повышение самооценки: доверие со стороны руководства и возможность принимать решения способствует укреплению самооценки и самоуважения;
• увеличение мотивации: возможность самостоятельно выполнять задачи и принимать решения увеличивает чувство принадлежности к команде.

Как все это повышает эффективность и продуктивность команды?

• Делегирование позволяет распределить нагрузку между членами команды, что способствует более эффективному использованию времени и ресурсов.
• Каждый сотрудник может сосредоточиться на своих сильных сторонах и специализироваться в определенных областях, что повышает качество выполняемых задач.
• Каждый член команды принимает на себя больший уровень ответственности за выполнение своих задач и достижение общих целей.
• Создается атмосфера доверия и сотрудничества в команде, что в конечном итоге приводит к увеличению результативности и достижению поставленных целей.

Практические советы

Итак, как делегировать полномочия правильно?

• Выберите подходящую задачу: учитывайте навыки и загруженность исполнителей.
• Четко сформулируйте задачу: объясните, что нужно сделать, предоставьте информацию и убедитесь в понимании.
• Делегируйте полномочия: предоставьте право принимать решения в рамках компетенции.
• Установите реалистичные сроки: обсудите и согласуйте сроки выполнения.
• Обеспечьте контроль и поддержку: регулярно контролируйте ход работы и помогайте при необходимости.
• Дайте обратную связь: оцените работу исполнителя, отметьте успехи и предложите улучшения.
• Поощряйте успех: благодарите за выполнение задач и мотивируйте на дальнейшую работу.

Теперь вы видите, что эффективное делегирование это — целая стратегия. А, благодаря этим простым советам, вы сможете научиться делать это эффективно, повышая производительность своей команды.

Ошибки и как их избежать

Рассмотрим типичные ошибки делегирования и способы их избежать:

1. Неделегирование: некоторые руководители избегают передачи задач, боясь, что они не будут выполнены так же хорошо, как самостоятельно. Это может привести к перегрузке и демотивации.

Как исправить: доверьтесь сотрудникам, начиная с простых задач.

2. Неправильный выбор исполнителей: иногда задачи поручаются людям без нужных навыков, что ведет к некачественному выполнению или его отсутствию.

Как исправить: тщательно подбирайте исполнителей, учитывая их навыки и опыт.

3. Нечеткая постановка задачи: если задача не формулируется четко, исполнитель может неправильно ее понять, что приводит к некачественному выполнению.

Как исправить: объясните задачу подробно, предоставьте необходимую информацию и определите дедлайны.

4. Недостаточный контроль: отсутствие контроля за ходом выполнения задачи может привести к некачественным результатам.

Как исправить: регулярно проверяйте ход работы, оказывайте поддержку исполнителю.

Плохое делегирование приводит к печальным последствиям: работа команды становится менее продуктивной, руководитель перегружается, сотрудники разочаровываются и теряют интерес к работе, а качество выполняемой работы страдает.

Обучение и развитие навыков 

Какие есть способы и методы обучения делегированию для руководителей всех уровней?

• Семинары и тренинги: что помогает улучшить навыки и овладеть лучшими практиками в этой области.

• Курсы онлайн по управлению и лидерству (включая модули по делегированию задач и полномочий).

• Консультации и коучинг: обращение к специалистам помогает развить навыки делегирования через индивидуальное обучение и поддержку.

• Литература: книги по управлению и лидерству содержат полезные советы и методы эффективного делегирования для руководителей.

Какие при этом можно использовать ресурсы и инструменты? Это могут быть и специализированное ПО для управления задачами, и различные шаблоны  образцы, и даже менторинг и обмен опытом с коллегами.

Заключение

Что такое делегирование в современном мире? Это залог успеха и эффективности. Овладение навыками делегирования необходимо каждому руководителю для управления командой и достижения общих целей. Это не только способ повышения производительности, но и стратегического развития организации в целом.