Як працювати так, щоб все встигати? Немає однозначно правильної відповіді на це питання. Напевно, встигнути все неможливо в принципі: так уже ми влаштовані, що постійно вигадуємо собі нові заняття. Але якщо мова йде про робочі завдання, то є кілька технік тайм-менеджменту, які дозволяють зробити роботу продуктивнішою. Про них і поговоримо.
Пріоритизація завдань
Найефективніше робити спочатку важливі і термінові завдання, а потім всі інші. Що робити, якщо всі завдання горять за термінами і за важливістю? Виставляти ліміти. Якщо ви будете хапатися за все відразу, більшість завдань будуть зроблені «на відчепися». Тому відразу призначайте пріоритет кожному новому завданню.
Правило 3-5-9
За цим правилом, за день ви можете зробити три великих завдання, п’ять середніх, дев’ять маленьких. І не більше. Впоралися достроково? Ви молодець. Щось не встигли? Краще відкладіть на завтра.
Правило трьох завдань
Якщо 3-5-9 для вас занадто складне правило, вирішите в день виконувати три завдання. Всього три, але якісно. З подвійною перевіркою, з повідомленням всіх зацікавлених осіб, з відмітками в backlog, і так далі. Щоб ці три завдання точно були закінчені.
Правило жаби
Саме неприємне завдання завжди треба виконувати першим. Інакше думки про нього цілий день будуть псувати вам настрій. Тому перш за все з’їдаємо жабу, зітхаємо з полегшенням, і переходимо до інших справ.
Правило календаря
Легко міркувати про пріоритетності завдань, коли перед очима весь список, та ще й з поясненнями. Але як визначити, скільки часу займе те чи інше завдання? І як не переплутати їх в списку?
Спробуйте при отриманні завдання вносити його в календар – наприклад, в Гуглі – із зазначенням часу, яке може зайняти виконання. Тоді відразу буде видно, що завдання «відповісти на лист» невелике за термінами, а завдання «підготувати квартальний звіт» займе куди більше часу.
Правило слона
Як правильно їсти слона? По частинах. Якщо ви бачите, що якась задача вимагає величезних витрат часу, підступитися до неї складно. Це сильно демотивує. Потрібно вивчити велику задачу і розбити її на дрібніші підзадачі. Виконуючи підзадачі одну за однією, ви будете відчувати, що успішно рухаєтеся до фіналу. Це краще, ніж мляво колупати величезну задачу, якій кінця і краю не видно.
Канбан
Напевно, всі, хто працює в IT-індустрії, чули це слово. Це метод управління завданнями, придуманий в Японії. На дошці малюються колонки, наприклад, «Зробити», «В процесі», «Виконано». Кожне завдання позначають стікером, і в міру зміни статусу завдання треба переклеювати стікер на нове місце.
Коли техніка канбан тільки з’явилася, від неї були в захваті. Зараз паперові стікери застаріли – не екологічно і не дуже зручно. Якщо вам подобається рухати картки завдань в шпальтах, краще скористайтеся електронним рішенням, типу дошки Трелло.
Fresh or fried
Ще один спосіб виставлення пріоритету завданням – визначення їх «температури». Уявіть собі, що протягом дня список завдань поступово нагрівається. Ділимо завдання на три групи (наприклад, три колонки в таблиці). Швидкопсувні робимо в першу чергу. Потім – завдання не термінові, але невідкладні. І тільки потім переходимо до решти завдань «тривалого зберігання».
Правило автофокусу
Згідно правила автофокусу радять вивчити список завдань, прислухаючись до того, які емоції у вас викликає кожна з них. Варто почати робочий день з того завдання, яким вам дійсно хочеться займатися. І цьому є сенс: улюблену роботу робити приємніше. Але як бути з завданнями, які робити не хочеться зовсім, а треба? І як же жаба, яку треба їсти першою?
Правило запису
Велика частина цих правил не буде працювати, якщо ви не ведете список завдань. В кінці робочого дня виділяйте 15-30 хвилин на те, щоб попрацювати з завданнями. Оновити статуси, перевірити пріоритетність, запланувати час. Коли завдання записані, до них можна застосовувати техніки тайм-менеджменту. Якщо ви тримаєте завдання в месенджерах, в пошті і голові – в справах рано чи пізно почнеться хаос. Напевно, найголовніша техніка тайм-менеджменту – записувати завдання.
