Как работать так, чтобы все успевать? Нет однозначно правильного ответа на этот вопрос. Наверное, успеть все невозможно в принципе: так уж мы устроены, что постоянно придумываем себе новые занятия. Но если речь идет о рабочих задачах, то есть несколько техник тайм-менеджмента, которые позволяют сделать работу продуктивнее. О них и поговорим.
Приоритизация задач
Эффективнее всего делать сначала важные и срочные задачи, а затем все остальные. Что делать, если все задачи горят по срокам и по важности? Выставлять лимиты. Если вы будете хвататься за все сразу, большинство задач будут сделаны «на отвяжись». Поэтому сразу назначайте приоритет каждой новой задаче.
Правило 3-5-9
По этому правилу, за день вы можете сделать три больших задачи, пять средних, девять маленьких. И не больше. Справились досрочно? Вы молодец. Что-то не успели? Лучше отложите на завтра.
Правило трех задач
Если 3-5-9 для вас слишком сложное правило, постановите в день выполнять три задачи. Всего три, но зато хорошо. С двойной проверкой, с уведомлением всех заинтересованных лиц, с отметками в бэклоге, и так далее. Чтобы эти три задачи точно были закончены.
Правило лягушки
Самую неприятную задачу всегда надо выполнять первой. Иначе мысли о ней целый день будут портить вам настроение. Поэтому первым делом съедаем лягушку, вздыхаем с облегчением, и переходим к остальным делам.
Правило календаря
Легко рассуждать о приоритезации задач, когда перед глазами весь список, да еще и с пояснениями. Но как определить, сколько времени займет та или иная задача? И как не перепутать их в списке?
Попробуйте при получении задачи вносить ее в календарь – например, в Гугле – с указанием времени, которое может занять выполнение. Тогда сразу будет видно, что задача «ответить на письмо» небольшая по срокам, а задача «подготовить квартальный отчет» куда длиннее.
Правило слона
Как правильно есть слона? По частям. Если вы видите, что какая-то задача требует огромных затрат времени, подступиться к ней сложно. Это сильно демотивирует. Нужно изучить большую задачу и разбить ее на подзадачи помельче. Выполняя подзадачи одну за одной, вы будете чувствовать, что успешно движетесь к финалу. Это лучше, чем вяло ковырять огромную задачу, которой конца и края не видно.
Канбан
Наверное, все, кто работает в IT-индустрии, слышали это слово. Это метод управления задачами, придуманный в Японии. На доске рисуются колонки, например, «Сделать», «В процессе», «Выполнено». Каждую задачу обозначают стикером, и по мере изменения статуса задачи переклеивают стикер на новое место.
Когда техника канбан только появилась, от нее были в восторге. Сейчас бумажные стикеры устарели – неэкологично и не очень удобно. Если вам нравится двигать карточки задач в столбцах, лучше воспользуйтесь электронным решением, типа доски Трелло.
Fresh or fried
Еще один способ выставления приоритета задачам – определение их «температуры». Представьте себе, что в течение дня список задач постепенно нагревается. Делим задачи на три группы (например, три колонки в таблице). Скоропортящиеся делаем в первую очередь. Затем – задачи не срочные, но неотложные. И только потом переходим к оставшимся задачам «длительного хранения».
Правило автофокуса
Согласно правила автофокуса советуют изучить список задач, прислушиваясь к тому, какие эмоции у вас вызывает каждая из них. Затем начать рабочий день с той задачи, которой вам действительно хочется заниматься. Здравое зерно в этом есть: любимую работу делать приятнее. Но как быть с задачами, которые делать не хочется вовсе, а надо? И как же лягушка, которую надо есть первой?
Правило записи
Большая часть этих правил не будет работать, если вы не ведете список задач. В конце рабочего дня выделяйте 15-30 минут на то, чтобы поработать с задачами. Обновить статусы, проверить приоритетность, запланировать время. Когда задачи записаны, к ним можно применять техники тайм-менеджмента. Если вы держите задачи в мессенджерах, в почте и голове – в делах рано или поздно начнется хаос. Наверное, самая главная техника тайм-менеджмента – записывать задачи.
